Deduplikacja baz danych

Usługi deduplikacji wykonuje Manager z ponad 26 letnim doświadczeniem w przygotowaniu baz danych. Ponadto posiadamy specjalistyczne systemy do deduplikacji baz danych.

Czym jest deduplikacja bazy danych?

Deduplikacja polega na porównaniu co najmniej dwóch baz danych.
W zależności od potrzeby polega na dodaniu obu zbiorów lub odjęciu z jednej bazy rekordów, które znajdują się w drugiej bazie.

Przykład 1.

Cel: Firma planuje przeprowadzenie dużej kampanii telemarketingowej na dużą skalę do swoich i potencjalnych klientów. Firma posiada własną bazę danych tj. „Baza A” wielkości np. 10 tys. rekordów (klientów). Chce powiększyć bazę potencjalnych klientów ze zgodami. W tym celu dokonuje zakupu licencji z zewnętrznego źródła wg określonych kryteriów. Wyselekcjonowana baza zawiera np. 20 tys. rekordów. Dlatego konieczne jest przeprowadzenie deduplikacji baz polegającej na połączeniu obu zbiorów w celu wykluczenia rekordów z Bazy B, które znajdują się w Bazie A. Przyjmujemy, że w wyniku deduplikacji w każdej bazie było po 2 tys. takich samych rekordów.

W takim przypadku kampanie należy przeprowadzić na całej Bazie A tj. 10 tys. rekordów oraz na 18 tys. rekordów, które uzupełnią Bazę A i pochodzą z Bazy B.
Cała kampania zostanie zrealizowana na bazie 28 tys. rekordów.

Przykład 2.

Cel: Firma planuje przeprowadzenie dużej kampanii telemarketingowej wyłącznie do potencjalnych klientów, oferując im swoją usługę.
Firma posiada własną bazę danych tj. „Baza A”, w której znajduje się np. 10 tys. rekordów (klientów). Planuje przeprowadzić rozmowy telefoniczne wyłącznie z potencjalnymi klientami. W tym celu dokonuje zakupu licencji z zewnętrznego źródła wg określonych kryteriów. Wstępnie przygotowana Baza B zawiera 20 tys. rekordów. Przed zakupem konieczne jest przeprowadzenie deduplikacji baz polegającej na odjęciu z Bazy B, Bazę A. W tym przypadku deduplikacja polegała będzie na tzw. odejmowaniu zbiorów w celu wykluczenia rekordów z Bazy A, które znajdują się w Bazie B. Przyjmujemy, że w wyniku deduplikacji w każdej bazie było po 2 tys. takich samych rekordów.

W takim przypadku kampanie należy przeprowadzić na bazie wynikowej odejmując 2 tys. rekordów z Bazy B.
Cała kampania zostanie zrealizowana na bazie 18 tys. rekordów.

Sposób przeprowadzenia deduplikacji

Deduplikacja danych polega na wychwyceniu duplikatów pomimo występujących różnic w sposobie zapisania numerów telefonów lub innych informacji.

W celu przeprowadzenia deduplikacji baz danych należy ustalić jedną informację, która znajduje się w deduplikowanych bazach, przy czym ważne jest, aby wystandaryzować te informacje np. jeśli deduplikujemy po numerach telefonów, to w każdej bazie powinny być 9-cyfrowe numery telefonów zapisane bez spacji, przecinków, myślników, numerów kierunkowych itp.

Deduplikacji baz biznesowych można przeprowadzić w oparciu po numerach np. NIP, KRS, REGON, numerze telefonu lub wyjątkowo po danych tekstowych np. imię, nazwisko lub adres.

Nasza usługa deduplikacji baz danych

Deduplikację wykonujemy łącząc lub odejmując bazy danych w celu wyłączenia lub dodawania rekordów. Jest to ważne, aby z jednej strony zaoszczędzić koszty, a z drugiej nie polecać klientom usługi, którą już posiadają lub też nie dzwonić i nie telefonować ciągle do tych samych klientów.

Istotny jest również tzw. okres karencji. Firmy, które potrzebują pozyskać dużą ilość klientów powinny powrócić do rozmów z potencjalnymi klientami, którzy nie chcieli skorzystać z ich usługi po okresie 12 miesięcy od takiej rozmowy lub później. W przypadku, jeśli jest ograniczona liczba potencjalnych klientów, wówczas przy kampaniach telemarketingowych okres karencji powinien wynosić co najmniej 6 miesięcy. Przy kampaniach wysyłkowych okres karencji zwykle wynosi co najmniej 1 miesiąc.

Korzyści z deduplikacji baz – ile można zaoszczędzić na deduplikacji baz danych?

Deduplikacja jest procesem bardzo ważnym, a nawet niezbędnym. Dlatego każda firma przed wykonaniem kampanii telemarketingowej powinna każdorazowo przeprowadzić proces deduplikacji. Wykonuje się go we własnej firmie lub w wybranej firmie zewnętrznej.

Dzięki temu nasi Klienci:

Oszczędzają na kosztach zakupu licencji bazy.
Oszczędzają na kosztach prowadzonych działań telemarketingowych.
Dzwoniąc do właściwej grupy docelowej, znacznie zwiększają efekty kampanii lub projektu.
Nie nękają potencjalnych klientów ciągłymi telefonami.
Zmniejszają tzw. churn, czyli zmniejszają wskaźnik utraty klientów.
Budują zadowolenie własnych klientów.
Budują wizerunek firmy.
Zwiększają wartość swojej firmy.

Deduplikacja jest również bardzo ważna dla każdej firmy. Spółki, które nie przeprowadzają deduplikacji baz mocno tracą na wizerunku tracą olbrzymie koszty na działaniach marketingowych, a ostateczności duża ilość klientów rezygnuje z usług takiej firmy.

Znamy wiele przypadków, w których średni tzw. okres życia klienta wynosił 3 lata tj. 36 miesięcy. Natomiast na skutek braku przeprowadzania profesjonalnej deduplikacji, firmy traciły swoich klientów i czas życia klientów zmniejszał się ponad 6-krotnie. Ponadto każda kampania związana z pozyskiwaniem klientów stawała się coraz bardziej kosztowna. W rezultacie firmy, które miały duże przychody i rentowność na poziomie 20 proc. lub więcej. Zaledwie po 2-3 latach pracy na bazach bez profesjonalnej deduplikacji, roczne wyniki takich firm przynosiły straty.

Co ważne, usługę deduplikacji wykonujemy na naszych bazach oraz bazach dostarczonych przez naszych Klientów. Ich zdaniem jakość naszych usług jest jedną z najwyższych w Polsce.

Standaryzacja baz

Każda baza może zawierać jakieś niepełne lub niestandardowe zapisy. Dlatego wymaga zawsze weryfikacji przez doświadczonego pracownika.
W celu przeprowadzenia prawidłowej deduplikacji niezbędne jest zachowanie jednolitego standardu zapisów informacji, po której zostanie przeprowadzona deduplikacja. Obecnie coraz częściej swoje dane podają klienci wprowadzając informacje do systemu zamówień firmy lub do formularza. W każdym przypadku często występują nieumyślne błędy lub literówki. Dlatego bazę przed procesem deduplikacji należy wcześniej przejrzeć i wystandaryzować. Pracę taką wykonuje się automatycznie, a pozostałe, ewentualne błędy dodatkowo należy poprawić ręcznie.

Haszowanie numerów

Haszowanie to proces informatyczny polegający na automatycznym przekształcaniu ogólnego ciągu informacyjnego np. numeru telefonu w logiczny, powiększony fragment danych.

W rezultacie oryginalna wartość np. 9-cyfrowych numerów telefonów zamienia się w ciąg cyfr i liter składających się z większej ilości znaków np. 20 lub więcej. W procesie haszowania, funkcja systemu konwertuje dane do nierozpoznawalnego formatu.

Haszowanie czasami wykonuje się w celu przeprowadzenia deduplikacji w innej firmie, nie chcąc podawać widocznych danych np. numerów telefonów. Wówczas obie firmy powinny zahaszować uzgodnione informacje np. numery telefonów tym samym systemem. Często haszuje się informacje w tzw. systemie MD5.

Proces deduplikacji wykonujemy profesjonalnie i bardzo starannie. Przy zakupie licencji na bazę deduplikację łącznie z walidacją wykonujemy za symboliczną kwotę.

W celu otrzymania indywidualnej oferty na usługę deduplikacji, prosimy o przysłanie założeń poprzez kliknięcie w poniższy przycisk.