Obowiązek informacyjny dla danych osobowych Osób prawnych znajdujących się w bazie EFEKT

Obowiązek informacyjny – przetwarzanie danych osobowych Klientów i Dostawców

Klauzula informacyjna e-mail

ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
W ZWIĄZKU Z PROWADZENIE BIEŻĄCEJ KORESPONDENCJI ELEKTRONICZNEJ PRZEZ MARKETING RELACJI SPÓŁKA Z O.O.

Poniżej przedstawiamy informacje o tym w jaki sposób, w jakich celach oraz w jakim zakresie przetwarzamy Twoje dane osobowe, w związku z prowadzeniem korespondencji e-mail z pracownikami i przedstawicielami spółki Marketing Relacji Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Warszawie.

 

KIM JESTEŚMY?
Nazywamy się Marketing Relacji Spółka z o.o. i mamy siedzibę w Warszawie przy ul. Mangalia 4/206 (dalej: My). Kontakt z nami możliwy jest pod mailem administrator@marketingrelacji.com lub listownie pod adresem Marketing Relacji Spółka z o.o., ul. Mangalia 4/206, 02-758 Warszawa.

 

SKĄD MAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Twoje dane osobowe pozyskujemy od Ciebie. Podajesz nam swoje dane w związku z prowadzoną rozmową telefoniczną. Twoje dane mogliśmy również pozyskać od Twojego współpracownika lub kontrahenta, który podał Cię jako osobę kontaktową do współpracy z nami lub jako potencjalnego kontrahenta.

 

W JAKIM CELU PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Podane przez Ciebie dane przetwarzamy w celu związanym z daną rozmową. Może to być wykonywanie przez nas usług, zamawianie określonych świadczeń lub dostaw, rekrutacja, albo inne działanie związane z naszym przedsiębiorstwem. Jeżeli jesteś naszym Klientem, potencjalnym Klientem, jego Przedstawicielem lub Dostawcą będziemy przetwarzać również Twoje dane w celach marketingowych.

 

W JAKIM ZAKRESIE PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Przetwarzamy Twoje dane w zakresie podanym przez Ciebie w prowadzonej rozmowie.

 

NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ PRZETWARZAMY TWOJE DANE?
Twoje dane przetwarzamy z powołaniem na uzasadniony interes administratora danych – marketing naszych towarów i usług, albo jeżeli wyrażasz zainteresowanie naszą ofertą na podstawie przesłanki czynności prowadzących do zawarcia umowy.

 

JAK DŁUGO PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Dane podane przez Ciebie w rozmowie telefonicznej przetwarzamy przez okres ich przydatności dla wzajemnych kontaktów. Nie mamy sprecyzowanego okresu czasu, po którym bezwzględnie usuwamy dane z rozmowy. Jeżeli jednak zakończymy współpracę lub po prostu jej nie podejmiemy, Twoje dane będziemy przechowywać przez okres kolejnych 5 lat (w imię reguły rozliczalności) i następnie podejmiemy decyzję o zasadności ich usunięcia.

 

KTO JEST ODBIORCĄ TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?
Nie udostępniamy na własność Twoich danych żadnym podmiotom komercyjnym. Powinieneś jednak wiedzieć, że Twoje dane mogą być udostępniane dostawcom usług, których usługi wiążą się z prawem dostępu do danych:
a. Podmiotom prowadzącym dla nas usługi utrzymania serwerów informatycznych
b. Podmiotowi wspierającemu nas prawnie w obszarze ochrony danych osobowych
c. Firmie obsługującej nas w obszarze IT
d. Podmiotom utrzymującym oprogramowanie, z którego korzystamy m.in. do obsługi call center.
2
Każdemu z podwykonawców przekazujemy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia danego celu.

 

W JAKI SPOSÓB PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE?
Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych oraz zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych.
Mamy na uwadze następujące reguły, którymi kierujemy się przy przetwarzaniu Twoich danych osobowych:

a) Reguła adekwatności
Przetwarzamy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia danego celu przetwarzania; dla każdego procesu przeprowadziliśmy analizę spełnienia tej reguły.

b) Reguła transparentności
Powinieneś mieć pełną wiedzę o tym, co dzieje się z Twoimi danymi. Niniejszy dokument, w którym staramy się udzielić Tobie pełnej informacji o regułach przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych jest jej przejawem.

c) Reguła prawidłowości
Staramy się, aby Twoje dane osobowe w naszych systemach były aktualne i zgodne z prawdą. Jeżeli stwierdzisz, że w jakimś obszarze Twoje dane osobowe nie zostały przez nas zaktualizowane lub są błędne, proszę skontaktuj się z nami pod bezpośrednio lub adresem administrator@marketingrelacji.com lub pisząc na adres Marketing Relacji Spółka z o.o., ul. Mangalia 4/206, 02-758 Warszawa.

d) Reguła integralności i poufności
Stosujemy niezbędne środki zabezpieczające poufność i integralność Twoich danych osobowych. Cały czas je usprawniamy, wraz ze zmieniającym się otoczeniem i postępem technologicznym. Zabezpieczenia obejmują środki fizyczne i technologiczne ograniczające dostęp do Twoich danych, jak również stosowne środki zabezpieczające przed utratą Twoich danych.

e) Reguła rozliczalności
Chcemy móc rozliczyć się z każdego naszego działania na danych osobowych, tak abyśmy w razie Twojego zapytania, mogli udzielić Ci pełnej i rzetelnej informacji dotyczącej tego jakie działania realizowaliśmy na Twoich danych.

 

JAKIE MASZ PRAWA?
Prawo ochrony danych osobowych daje Ci szereg praw, z których możesz skorzystać w dowolnej chwili. O ile nie będziesz tych praw nadużywała (np. nieuzasadnione codzienne prośby o udzielenie informacji), to korzystanie z nich będzie dla Ciebie nieodpłatne i powinno być łatwe w realizacji.
Twoje prawa obejmują:

a) Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych
To prawo oznacza, że możesz poprosić, abyśmy wyeksportowali z naszych baz danych informacje jakie mamy o Tobie i przesłali je do Ciebie w jednym z powszechnie wykorzystywanych formatów (np. XLSX, DOCX itp.).

b) Prawo do poprawiania danych
Jeżeli dowiesz się, że przetwarzane przez nas dane są nieprawidłowe, masz prawo poprosić nas o ich poprawienie, a my będziemy zobowiązani to zrobić. W takim przypadku mamy prawo poprosić Ciebie o przedstawienie jakiegoś dokumentu lub innego dowodu na okoliczność zmiany danych.

c) Prawo do ograniczenia przetwarzania danych
Jeżeli pomimo zastosowania się przez nas do reguły adekwatności, o której piszemy w części „W jaki sposób przetwarzamy dane osobowe”, uznasz że dla określonego procesu przetwarzamy zbyt szeroki katalog Twoich danych osobowych, masz prawo zażądać, abyśmy ograniczyli ten zakres przetwarzania. O ile Twoje żądanie nie będzie sprzeciwiało się wymaganiom nakładanym na nas przez obowiązujące prawo, lub nie będzie to konieczne dla realizacji umowy, przychylimy się do Twojego żądania.

d) Prawo do żądania usunięcia danych
Prawo to, zwane również prawem do bycia zapomnianym, oznacza Twoje prawo do żądania, abyśmy usunęli z naszych systemów bazodanowych oraz z naszej dokumentacji wszelkie informacje zawierające Twoje dane osobowe. Pamiętaj, że nie będziemy mogli tego uczynić, jeżeli na podstawie przepisów prawa mamy obowiązek przetwarzania Twoich danych (np. zachowanie dokumentacji pracowniczej, rozliczenia podatkowe). W każdym przypadku jednak usuniemy Twoje dane osobowe w możliwie najpełniejszym zakresie, a tam gdzie nie jest to możliwe zapewnimy ich pseudonimizację (co oznacza brak możliwości zidentyfikowania osoby, której dane dotyczą bez odpowiedniego klucza powiązań), dzięki czemu Twoje dane, które musimy zachować zgodnie z obowiązującym prawem, będą dostępne wyłącznie dla bardzo ograniczonego kręgu osób w naszej organizacji.

e) Prawo do przenoszenia danych do innego administratora danych
Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych możesz poprosić nas, abyśmy wyeksportowali dane, które nam podałeś w toku wszystkich naszych kontaktów i całej współpracy do odrębnego pliku, w celu ich dalszego przekazania do innego administratora danych.
Uprawnienia, o których mowa powyżej możesz wykonywać poprzez kontakt z nami pod adresem e-mail administrator@marketingrelacji.com lub listownie na adres Marketing Relacji Spółka z o.o., ul. Mangalia 4/206, 02-758 Warszawa.
Na te dane możesz pisać również wówczas, gdy jakieś działanie lub sytuacja, z którą się spotkasz, będzie budziła Twoje obawy, czy na pewno jest zgodna z przepisami, czy nie narusza przypadkiem Twoich praw lub wolności. W takim przypadku odpowiemy na Twoje pytania i wątpliwości oraz niezwłocznie zaadresujemy dane zagadnienie.
Jeżeli uznasz, że w jakikolwiek sposób naruszyliśmy reguły przetwarzania Twoich danych osobowych to masz prawo do złożenia skargi bezpośrednio do organu nadzoru (od 25 maja 2018 roku jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych). W ramach wykonania tego uprawnienia powinieneś podać pełny opis zaistniałej sytuacji oraz wskazać jakie działanie uznajesz za naruszające Twoje prawa lub wolności. Skargę należy złożyć bezpośrednio do organu nadzoru.

PRAWO DO SPRZECIWU

Odrębnie chcemy Cię poinformować, że masz również prawo do tzw. sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.
Prawo do sprzeciwu składasz wówczas, gdy nie chcesz, abyśmy przetwarzali Twoje dane osobowe w określonym celu. W takim przypadku dalej będziemy przetwarzali Twoje dane dla potrzeb innych procesów (w innych celach), ale już nie dla celu, dla którego zgłosiłeś sprzeciw, chyba że Twoje żądanie sprzeciwia się obowiązkowi, które nakładają na nas przepisy prawa.
Prawo do sprzeciwu możesz zgłosić na adres e-mail administrator@marketingrelacji.com lub listownie na adres Marketing Relacji Spółka z o.o., ul. Mangalia 4/206, 02-758 Warszawa.

Marketing Relacji Sp. z o.o., ul. Mangalia 4, lok. 206, 02-758 Warszawa, KRS 0000322803, NIP 951-22-75-561, Kapitał zakładowy: 200 000 zł
© 2019 Marketing Relacji Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.