Zasady efektywnej komunikacji w biznesie – odcinek 2

31.01.2023

Autor: Jan Załęcki – Wiceprezes Zarządu Marketing Relacji Sp. z o.o

Odcinek 2 – Zasady – podstawy dobrej komunikacji

Całą komunikację można podzielić na pięć rodzajów komunikacji biznesowej.

1. Otrzymywanie instrukcji i zadań zarówno w górę, jak i w dół. Obejmuje to skuteczną delegację od jednej osoby do drugiej. Większość problemów w biznesie zaczyna się od niejasnej komunikacji.
2. Dzielenie się i omawianie informacji, w tym dzielenie się informacjami podczas spotkań. Brak komunikacji w tym obszarze powoduje, że zadania są wykonywane nieprawidłowo lub wcale.
3. Udzielanie informacji zwrotnej zapytanie osoby co zrozumiała z Twojego przekazu. Przekazywanie praktycznych informacji zwrotnych jest kluczową umiejętnością dla każdego na stanowisku kierowniczym. Duże znaczenie ma komunikacja niewerbalna i mowa ciała.
4. Spotkania i dyskusje poświęcone rozwiązywaniu problemów i podejmowaniu decyzji. Są one uważane za jedne z najważniejszych dyskusji dla każdej organizacji. Wymaga to wyższego krytycznego myślenia i lepszej technologii komunikacyjnej.
5. Public relations można nawet uznać za formę komunikacji zewnętrznej, która jest ważna dla Twojej strategii komunikacyjnej.

Dodatkowo poniżej przedstawiamy siedem zasad komunikacji, których musi przestrzegać każda firma chcąc zostać lub utrzymać pozycję lidera rynku.

1. Przejrzystość.
   Jest to najważniejsza zasada, której musi przestrzegać cała komunikacja biznesowa. Jasność wiadomości powinna wynikać ze znajomości przekazu (co chcesz powiedzieć), metody (jak chcesz to powiedzieć) i medium (w jakim formacie chcesz to powiedzieć). Brak któregokolwiek z tych elementów wpłynie na skuteczność Twojego przekazu zarówno w biznesie, jak i życiu osobistym.

2. Zwięzłość.
   Komunikacja biznesowa opiera się na zasadach zwięzłości. Dotyczy to nie tylko długości wiadomości, ale także jej zawartości. Staraj się używać krótkich zdań i krótkich słów. Unikaj żargonu i słów odsyłających czytelnika do słownika. Ważne jest, aby zastosować tę zasadę do komunikacji wewnątrz zespołu, jak również do komunikacji skoncentrowanej na kliencie.

3. Obiektywizm.
   Komunikacja biznesowa zawsze musi mieć cel. Ten cel musi być oczywisty dla każdego Twojego odbiorcy. Zanim przekażesz choć jedno słowo, zadaj sobie ważne pytanie: „Co chcę osiągnąć tym przesłaniem?”. Pomoże Ci to w procesie tworzenia wiadomości i wpłynie na znaczną poprawę jej skuteczności.

4. Spójność.
   Wyobraź sobie, że czytasz książkę, która zaczyna się jako poważny średniowieczny romans, w połowie przeradza się w nadprzyrodzoną, szaloną komedię, by ostatecznie skończyć jako awangardowa egzegeza literacka na wysokim poziomie. Bez wątpienia taka książka wprawi cię w zakłopotanie, a nawet złość. Taka sama zasada obowiązuje w komunikacji biznesowej.
   Jest powód, dla którego cała komunikacja musi mieć spójność tonu, głosu i treści. Humorystyczna satyra, a następnie poważne wyjaśnienie zrazi Twojego odbiorcę.

5. Kompletność.
   Każda wiadomość musi mieć jasne i logiczne zakończenie. Przesłanie musi być samowystarczalne tj. musi być przejrzyste i zrozumiałe. Jest to szczególnie przydatne w przypadku postów na blogach, które często kończą się nagle i sprawiają, że czytelnik drapie się po głowie.

6. Trafność.
   Każda wysyłana wiadomość musi być spójna kontekstowo z poprzednimi/przyszłymi wiadomościami. Przekaz musi również odnosić się do Twojej podstawowej oferty. Upewnij się więc, że wszystko, co piszesz w kontekście biznesowym, jest trafne i powiązane kontekstowo.

7. Wiedza odbiorców.
   Twoja wiadomość musi mieć dogłębne zrozumienie Twojego odbiorcy. Wszystko inne – przejrzystość, kompletność, obiektywność – wynika z Twojej wiedzy o odbiorcach. Zawsze wiedz, do kogo piszesz i z kim rozmawiasz, ponieważ wpłynie to na ton, głos i jakość Twojej wiadomości. Nie możesz pisać do starszego prezesa firmy w taki sam sposób, w jaki pisałbyś do swojego kolegi z pokoju i nie możesz pisać do klienta w taki sam sposób, w jaki pisałbyś do starszego prezesa.

Twój przekaz musi odzwierciedlać wiek, poziom wykształcenia i cele odbiorców. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy dokładnie zbadasz swojego odbiorcę i spojrzysz z ich perspektywy.

Wniosek:

Komunikacja biznesowa bardzo różni się od zwykłej komunikacji. Ma swoje własne zasady, cele i wzorce językowe. Jednak opanowanie komunikacji biznesowej sprawi, że będziesz skuteczniejszym liderem, zwiększysz swoją strefę wpływów i pomożesz poprawić efektywność miejsca pracy.

Jeżeli potrzebujesz porady, zwróć się do nas. Mamy bardzo duże doświadczenie w zakresie przygotowywania i przeprowadzania indywidualnie dobranych szkoleń.  Szkolenia biznesowe przeprowadzam osobiście.
Ponadto podziel się swoją opinią na temat biznesowej komunikacji z nami lub w naszych mediach społecznościowych!

#KomunikacjaWBiznesie #KomunikacjaBiznesowa #Rozwój #Sukces #Biznes #Szkolenie