Co jest ważniejsze: Biznes Plan czy realizacja zadań?

03.12.2019

Co jest ważniejsze: BiznesPlan czy realizacja zadań?  Do przygotowania tego artykułu skłoniła mnie analiza wielu tysięcy rozmów, które przeprowadziłem z właścicielami firm i Zarządami. Część z tych osób to przedstawiciele liderów rynków lub firm, które mają aspiracje do pozycji lidera w swojej branży. Pozostałe osoby to Pracownicy i kandydaci na Pracowników, którzy aplikowali do nas na stanowiska Dyrektorów lub Managerów Projektu.

Obecnie jest to dobry temat do przemyśleń, ponieważ w grudniu w wielu firmach trwają jeszcze prace związane z podsumowaniem roku i planami na nowy 2020 rok, a niekiedy planami na kolejne lata.

Przygotowanie i realizacja Projektów często dotyczy rozwoju firmy. Można go porównać do budowy domu. Na przykładzie murarzy przedstawię trzy grupy Managerów.

Przykład 1. Zadaniowcy.
Spacerowicz pyta murarza:
– Co Pan robi?
– Nie widzi Pan, kładę cegły i muruję ścianę.

Chociaż osoby te posiadają czasami sznurek, poziomice i pion (cele krótkookresowe), nie mają wizji całości budynku (Projektu).

Największą grupą w firmach są osoby, dla których  Dodatkowo przełożeni nie informują ich o strategii firmy. Przedstawiają im tylko mały wycinek, który bezpośrednio dotyczy zadań operacyjnych danej osoby. Wyznaczone są tylko cele krótkookresowe i terminy wykonania zadań.
Ta grupa Managerów strategię rozwoju firmy traktuje jako tajemnicę. Strategicznych celów nie znają pracownicy firmy, a tym bardziej kluczowi podwykonawcy.

Zwykle te osoby twierdzą, że nawet najlepszy Biznes Plan jest zbędny przy jego słabej realizacji.
Dlatego Managerowie z tej grupy najczęściej zlecają wykonywanie zadań krok po kroku. Jak wykonacie pierwszy etap, to zrobimy drugi, a po nim trzeci itd.

Osoby z tej grupy twierdzą, że lepiej nie określać Biznes Planu, ponieważ:

– We własnej organizacji zachodzi zawsze wiele zmian.
– Rynek jest zmienny, dlatego wszystko się zmienia.
– Po co poświęcać czas na Biznes Plan, kiedy jest wysokie prawdopodobieństwo, że na skutek wielu zmian przygotowanego
Planu nie uda się zrealizować.
– Z przygotowaniem dobrego Biznes Planu wiąże się zawsze konieczność dużego zaangażowania całego Zarządu
– Managerów firmy. A to związane jest z potrzebą wygospodarowania dużej ilości czasu.
– Z góry są obawy, że Biznes Plan będzie trudno wdrożyć i zrealizować.

Pociąga to za sobą duże koszty dla firmy.

Przykład 2. Wizjonerzy.
Spacerowicz pyta murarza:
– Co Pan robi?
– Buduję piękny pałac.

Dla tych osób najważniejsze jest określenie Strategii Rozwoju firmy. Mając strategię własnymi siłami lub wspierając się wiedzą i doświadczeniem firm doradczych opracowują Biznes Plany Projektu lub Firmy.

Plany przygotowywane są na czas trwania określonego Projektu lub okresowe (roczne a tylko niekiedy wieloletnie), które dotyczą rozwoju danej firmy.

Najlepiej jest, jak właściciel firmy / Spółki już na samym początku określi:
– co dokładnie chce osiągnąć?
– w jakim czasie?
– za ile lat, a najlepiej w którym roku?
– w jaki sposób chce zakończyć Projekt np. przekazać następcom, wprowadzić na giełdę lub sprzedać Spółkę?

Często Zarządy oddziałów korporacji z siedzibą w danym kraju mają obowiązek zakupić taki Biznes Plan od wskazanej firmy doradczej z uznaną marką lub mają wybrać firmę doradczą z tzw. „wielkiej czwórki, piątki lub szóstki”.
Tego typu Biznesplany są przygotowane bardzo dobrze w ogólnym zarysie. Firmy te posiadają doskonałą wiedzę o wielu rynkach. Brakuje w nich niestety zwykle wiele ważnych, szczegółowych wytycznych operacyjnych i spodziewanych efektów, zwłaszcza na poszczególnych etapach realizacji.

Plany te zazwyczaj wymagają wykonania dodatkowych opracowań rozpisanych na działania operacyjne. Powinny też być oszacowane efekty, które można uzyskać w danej branży. Wymagana jest tu branżowa wiedza z danego zakresu planowanych działań. Dlatego taki Biznes Plan uzupełnia kadra zarządzająca firmy. Jeszcze lepiej jak takie informacje w formie Planu operacyjnego uzupełni firma zewnętrzna, która posiada więcej informacji z rynku. A następnie wspólnie z Zarządem uzgodni ostateczną skalę, efekty i wyniki działań.

Z rozmów z zarządami korporacji oraz największych polskich firm wiem, że przygotowanie strategicznego Biznes Planu przez firmy konsultingowe z uznaną międzynarodową marką trwa niekiedy nawet kilka miesięcy. Dlatego dla Zarządów i Managerów zawsze jest to bardzo duży wysiłek. Zaangażowanie sporej ilości czasu własnych Managerów i Konsultantów z firmy doradczej zawsze związane jest z bardzo wysokimi kosztami. Firmy specjalizujące się w działaniach na polskim rynku potrafią przygotować taki Biznes Plan znacznie bardziej szczegółowy, a do tego znacznie taniej.

Bardzo często zdarza si, że jedna firma przygotowuje strategię a druga odpowiada za jej realizację. W takim przypadku przy
Najlepiej jest jeśli zostanie wybrany taki Zespół lub osoba która będzie odpowiedzialna za opracowanie i realizację strategii.

Bardzo często słyszę o tym, że oczekiwania w stosunku do Zarządów są coraz wyższe. Trudno się temu dziwić. Zazwyczaj oznacza to, że rozwój firmy ma być związany z obniżką kosztów. I tu zaczynają się tzw. schody. Dlatego przy wyborze podwykonawców w ponad 90% przypadkach niestety jeszcze nadal decyduje cena. Jednak na przestrzeni ostatnich lat coraz więcej firm przy wyborze Partnera kieruje się spodziewanymi efektami w stosunku do planowanej inwestycji.
Jak wszyscy wiemy w marketingu nie chodzi o wydanie jak najmniejszego budżetu. Wszystkim zależy na tym, aby za określony budżet wypracować możliwie jak najwyższe efekty.

Po przeprowadzonych w ostatnich latach kilkuset rozmów z podwykonawcami wynika, że zaledwie tylko kilka procent prezesów i dyrektorów tych firm jest wstanie określić choćby szacunkowo wyniki swoich usług.
Dlatego wizjonerom, którzy zarządzają często dużymi firmami brakuje dobrego benchmarku i wiedzy do podjęcia prawidłowej decyzji. Trudno wtedy ocenić czy ich zespoły pracują efektywnie. A co najważniejsze prawie w każdej firmie zarządy mają duże trudności przy optymalizowaniu wszystkich procesów.

Wiemy jak duże straty może spowodować jedno słabe ogniwo w całym procesie lejka sprzedażowego. Tylko nielicznie wiedzą a jeszcze mniej firm to przeliczyło, że jeszcze wiesze straty ponowi firma mając choćby jedno słabe ogniwo przy obsłudze klienta. Przekonała się o tym kilka lat temu bardzo duża firma telekomunikacyjna. Zjawisko to dotknęło również wielu banków i wydawnictw w Polsce. W każdej branży jest co najmniej 90% firm, które mając odpowiednią wiedza i doświadczenie przy niewielkich dodatkowych kosztach związanych z obsługa swoich klientów mogą w istotny sposób poprawić swoje wyniki.
Wizjonerzy wiedzą co chcą osiągnąć. Jednak często w wyniku:

– Braku należytej wiedzy.
– Braku doświadczenia.
– Słabego rozpisania całego Projektu na etapy i zadania.
– Braku dobrego benchmarku KPI na każdym odcinku.
– Trudności wewnętrznych brak odpowiedniego managera, pracowników.
– Trudności zewnętrznych np. „płytki” rynek pracy.
Braku awaryjnego tzw. Planu B.

Często osoby z tej grupy nie realizują zaplanowanych celów strategicznych.

Przykład 3. Manager kompletny.
Do tej grupy należą osoby, dla których na równi ważna jest Strategia Rozwoju Firmy, Biznes Plan Projektu lub Firmy jak też jego doskonała realizacja.
Spacerowicz pyta murarza:
– Co Pan robi?
– Buduję piękny pałac. Pracuję wg planu. To będzie piękny pałac. Każdy z nas ma określone zadania do wykonania. Kierownik budowy każdego dnia monitoruje naszą pracą. Jak potrzeba, to nam doradza. W przypadku braku prądu mamy własne źródła zasilania. A co jest dla nas ważne, po każdym etapie budowy jak wszystko dobrze i terminowo zrobimy, to otrzymujemy premie.
Dlatego pomimo, że każdy ma jasno  określone cele, to wspieramy się wzajemnie. Do pracy przychodzą z przyjemnością, bo wiem że wybuduję piękny pałac. Będę z niego dumny do końca życia.

Może powyższa wypowiedź wydawać się może trochę „zbyt cukierkowa”, ale naprawdę znam takie firmy, w których pracownicy na czele z zarządem pracują wg takiego modelu. Z przyjemnością przychodzą do pracy i realizują wyznaczone cele. Wielu takich Prezesów można spotkać podczas corocznych Gal ludzi sukcesu np. Gali EY.
Jest to zgodne z koncepcją Jack Welch, który przez 20 lat (1981–2001) zarządzał General Electric Company (GE). Uważany jest za najsłynniejszego menedżera na świecie. Sławę i rozgłos zyskał dzięki niekonwencjonalnemu stylowi zarządzania i biznesowej intuicji, dzięki którym, w ciągu 20 lat rządów Welcha wartość rynkowa GE wzrosła o ponad 400 miliardów dolarów. Amerykański konglomerat GE, działa między innymi w branżach produkcji maszyn i sprzętu, produkcji energii, ropy naftowej i wielu innych. W roku 2014 GE zajął 27 miejsce w rankingu największych przedsiębiorstw na świecie Global 500 magazynu Fortune. Pomimo, że GE pracuje w wielu obszarach, to zawsze w ich strategii było i jest, aby być co najmniej w pierwszej trójce liderów w danej branży.
Komunikacja strategii na wszystkich szczeblach bardzo im pomogła w osiągnieciu światowego sukcesu. A warto wiedzieć, że organizacja jest bardzo rozbudowana, ponieważ w 2017 w GE pracowało ponad 313 tys. osób.

Dlatego kompletny Właściciel lub Prezes lub Manager:

1. 1. Lubi to co robi.
2. 2. Zna swoje słabe i mocne strony.
3. 3. Posiada dobry, własny Zespół. Posiada też duże wsparcie od osób i firm zewnętrznych.
4. 4. Precyzyjnie określa cele. Zawsze wie co i w jakim chce osiągnąć w firmie / Projekcie.
5. 5. Posiada Strategie Rozwoju Firmy.
6. 6. Posiada Biznes Plan na najbliższy rok i plan wieloletni np. 3, 5 a nieraz w zarysie na 10 lat.
7. 7. Działania i spodziewane efekty rocznego planu dzieli na miesiące, zespoły /osoby.
8. 8. Dobrze zna rynek, otoczenie i konkurencję.
9. 9. Dobrze zna swoich klientów.
10. 10. Zawsze jest przygotowany na ewentualne zagrożenia i niezbędne korekty.
11. 11. Ufa swoim Pracownikom i podwykonawcom, ale też na bieżąco monitoruje rezultaty.
12. 12. Doskonale buduje relacje ze swoimi pracownikami i klientami.

Ciekawy jestem Państwa opinii na ten temat. Czy tylko ja spotykam osoby z w/w trzech grup?
Może są jeszcze inne grupy Managerów, o których nie wspomniałem?

Kolejne artykuły będą dotyczyły:
– Przygotowanie dobrego Biznes Planu dla wybranej branży
– Realizacja tego Biznes Planu

c.d. artykułu z LinkedIn.
Z naszych doświadczeń wynika, że największe efekty uzyskuje się łącząc w odpowiedni sposób i w odpowiednim czasie działania własnego Zespołu, kampanie bezpośrednie i działania w internecie.
Dlatego tzw. zintegrowane działania połączone z ciekawą promocją zwiększają średnio efekty o 50% do nawet 200% i więcej.

Przez 25 lat wspierając w rozwoju liderów rynku, nasz Zespół Managerów nabył sporo kompetencji w różnych branżach, w tym już w bardzo rozwojowych w obecnym czasie i na przyszłe lata.
Dlatego warto z nami rozmawiać nie tylko przy określonych usługach, ale również o wsparciu przy przygotowaniu strategii rozwoju i Biznes Planu.

„Każda firma, nowa czy stara, która nie dostrzega nowej technologii internetowej w swoim życiu biznesowym – dosłownie – jak oddychania, może się w krótkim czasie udusić.“
Źródło: https://quotepark.com/pl/autorzy/jack-welch/

Autor: Jan Załęcki -Wiceprezes Zarządu, Marketing Relacji Sp. z o.o.