Jak komunikować się dobrze i efektywnie?

04.07.2019

1. 1. Fachowiec- lubi to co robi.
   Przede wszystkim warto być fachowcem, który stale pogłębia swoją wiedzę. Z takimi osobami wszyscy chętniej rozmawiają i chętnie uczą się nowości. Osoba która posiada dużą wiedzę pewniej się czuje, lepiej się komunikuje. Prowadzone rozmowy są bardziej merytoryczne, a tym samym są bardziej efektywne.

2. 2. Przede wszystkim uczciwość.
   Uczciwość w biznesie to podstawa. Zawsze bądź uczciwy wobec rozmówcy. Jak wiadomo „kłamstwo ma krótkie nogi”. Wcześniej lub później wyjdzie na jaw prawda. Każda osoba ma tylko jedną twarz, dlatego warto cały czas budować własny, bardzo dobry wizerunek. Konsekwencją uczciwości jest zdobywanie zaufania.

2. 3. Koncentracja na tym co jest ważne dla obu Stron (firm).
   Zwykle na początku nie wiemy co jest ważne dla firmy, Partnera lub Klienta. Dlatego najlepiej jest zapytać wprost o to co jest najważniejsze dla nich. Jeśli Klient uzna, że rozmawia z fachowcem to, zwykle szczerze odpowie na to pytanie. Czasami Klient w pierwszej kolejności udzieli odpowiedzi wygodnej dla siebie. Dlatego warto dopytać: czy jest jeszcze jakiś drugi, ważny powód dla niego? Posiadają te informacje podczas rozmowy koncentruj się na sprawach najistotniejszych dla obu Stron. Jednocześnie pokaż że rozumiesz stanowisko rozmówcy.

2. 4. Koncentruj się na osobie.
   Aby móc dobrze się komunikować, należy być bardzo uważnym słuchaczem i obserwatorem. Uważne słuchanie drugiej osoby wiąże się z okazywaniem rozmówcy zainteresowania i zrozumienia. Podczas rozmowy powinniśmy skupiać się na sprawach ważnych dla tej osoby, tak aby rozmowa dla niej była interesująca. Z doświadczenia wiem, że przy rozmowach z Klientem biznesowym, większość osób nie pyta o stanowisko i zakres odpowiedzialności. Mając tą informację zdecydowanie łatwiej jest przedstawić rozwiązanie interesujące naszego rozmówcę. W przypadku Klienta, który jest dla Ciebie bardzo ważny, nie bój się mu o tym powiedzieć.

2. 5. Pamiętać zawsze o wartościach dodanych.
   Bardzo istotne przy dobrej komunikacji, są tzw. wartości dodane, czyli dajesz więcej niż obiecujesz. Podnosi to atrakcyjność naszej usługi/produktu. Klient jest mile zaskoczony i w 99% wraca do nas z kolejnym Zamówieniem. A nawet często nas poleca.

2. 6. Prośba o rekomendacje.
   Po dobrze wykonanej usłudze, dobrej sprzedaży lub po prostu po przeprowadzeniu dobrej rozmowy warto poprosić rozmówcę o rekomendację. Szczególnie dzisiaj w dobie Internetu, jest bardzo wiele kanałów dzięki którym szybko i sprawnie możemy to zrealizować. Pozyskanie rekomendacji ułatwia również coraz więcej systemów, które posiadają tego typu funkcję.

2. 7. Przejście na Ty.
   Obecnie coraz więcej osób komunikuje się w Social Mediach. W środowisku biznesowym najbardziej popularny jest Linked. Tu większość użytkowników preferuje jak najszybciej „łamać bariery” przechodząc na Ty. Przy rozmowie face to face wg moich obserwacji forma per Pani/Pan i na Ty są preferowane na równi. W moim osobistym odczuciu lepiej jest przejść na Ty, po czymś szczególnym, np. po zawarciu kontraktu, po uzgodnieniu warunków i wyrażeniu woli o wzajemnej współpracy lub też na końcu spotkania, które było konstruktywne i odbyło się w atmosferze wzajemnego zaufania.
   Wg zasad savoir-vivre zwykle taką propozycję składa osoba wyższa rangą. Należy również tutaj pamiętać, że przejście na ty wpuszcza osobę w naszą sferę prywatną. Pomimo tego, w obecnych czasach coraz więcej osób jest otwartych na bezpośrednie rozmowy, które upraszczają komunikację.

10. 8. Komunikacja w tej samej formie.
    Rozwój techniki umożliwia nam komunikację w wielu formach poprzez różne komunikatory. Najlepsze efekty daje komunikacja tą samą drogą, która otrzymaliśmy zapytanie. Inne formy mogą służyć jako wsparcie. Warto zaznaczyć, że przy szczególnie ważnych lub złożonych tematach wciąż najlepsze efekty przynosi osobiste spotkanie, a drugiej kolejności rozmowa telefoniczna.

10. 9. Bezzwłocznie – możliwie jak najszybciej.
    Dobra komunikacja, to szybka komunikacja. Ważne jest aby jak najszybciej skomunikować się z rozmówcą. Jeśli jest to możliwe, to powinno to nastąpić maksymalnie do 1h. W innych sytuacjach odpowiedź powinna być udzielona do 24h. A jeśli to nie jest możliwe w tym czasie, to warto poinformować o tym rozmówcę kiedy może spodziewać się od nas odpowiedzi.
    Warto również pamiętać o tym, aby nie bać się rozmawiać i komunikować często pod warunkiem że będą to rozmowy merytoryczne, interesujące dla naszego rozmówcy.
    W takim przypadku, lepiej go zrozumiemy, przygotujemy dla niego lepsze rozwiązanie. A przy okazji zbudujemy dobre relacje biznesowe.

10. 10. Zawsze przesłać podsumowanie ustaleń.
    Bardzo ważnym elementem dobrej komunikacji jest przesłanie podsumowania z odbytego spotkania. Pozwala to nie tylko na bieżąco podsumować wszystkie ustalenia i wyeliminować późniejsze niedomówienia. Świadczy to o naszym profesjonalizmie. Obie strony rozmowy będą miały możliwość potwierdzenia uzgodnień i lepszego przygotowania się do kolejnych rozmów. A jak wiemy, lepsze rozmowy, to bardziej efektywny biznes!

    Ciekawy jestem, która z w/w informacji Twoim zdaniem jest najważniejsza?
    A może coś dodasz od siebie? Zapraszam do komentarzy na mój profil na LinkedIn.