Jak przy umawianiu spotkań można zaoszczędzić nawet ponad 50% kosztów i zwiększyć efekty o ponad 100%?

19.05.2020

Walidacja baz.
Jak przy umawianiu spotkań można zaoszczędzić nawet ponad 50% kosztów i zwiększyć efekty o ponad 100%? Jest to weryfikowanie aktywności numerów telefonów w sieciach telekomunikacyjnych. Warto pamiętać o tym, że część numerów w każdej chwili może być wyłączona na stałe, a jeszcze większa ilość tymczasowo na dzień, tydzień lub nawet na miesiąc, np. na czas urlopu. Jest to bardzo ważny obszar. Niekiedy tylko w tym zakresie można stracić nawet ok. 50% kosztów.

Najlepsi dostawcy baz danych, którzy dbają o wysoką jakość swojego produktu przed przekazaniem bazy wykonują tzw. walidację bazy. Przy numerach telefonów komórkowych walidację realizuje się korzystając z systemów HLR. Jest to dodatkowa praca i koszt bilingu. Jednak jest to niezwykle ważna czynność, ponieważ HLR umożliwia sprawdzenie, które numery komórkowe są aktywne w sieci. System identyfikuje numery wyłączone na stałe lub tymczasowo. Dodatkowo innymi systemami można sprawdzić na podobnej zasadzie aktywność i poprawność numerów w sieci telefonów stacjonarnych.

Pomiędzy systemami są jednak duże różnice. Jedne lepiej to identyfikują, a inne wykrywają tylko część  niepoprawnych numerów. Niektóre systemy numery wyłączone, nie oznaczają jednoznacznie. Inne niedoskonałe systemy nie rozróżniają numerów wyłączonych na stałe od czasowo niedostępnych.

Dlatego jest to bardzo ważny aspekt od strony jakości bazy. Jak przy umawianiu spotkań można zaoszczędzić nawet ponad 50% kosztów i zwiększyć efekty o ponad 100%?

A jak to wygląda po stronie kosztów?

Przy dobrych bazach danych łącznie numerów wyłączonych na stałe i tymczasowo wypada około 5% – 10%. Przy  średniej jakości bazy lub w okresach szczególnych np. sezony urlopowe, sezonowe choroby wypada 11% -20% rekordów wyłączonych. Najwięcej jednak odpada numerów stacjonarnych, ponieważ coraz więcej firm przenosi swoje numery z telefonii stacjonarnej na komórkową. Podobnie było w szczytowym okresie pandemii. Przy jednej walidacji usuwaliśmy około 50% numerów. W całej grupie było około 20% numerów wyłączonych na stałe i około 80% wyłączonych tymczasowo.

Aby wykazać oszczędności poniżej przedstawiamy prosty przykład:

*przyjmujemy, że do wszystkich poprawnych numerów można się dodzwonić.
W praktyce średnio, w zależności od ilości prób przy wysoce aktualnej bazie, można dodzwonić się do około 80% – 90% osób. Pozostałe 10% – 20% to: numer nie odbiera, zajęte. Pomimo, że  z tymi osobami nie można porozmawiać, to jednak nie oznacza to, że rekord jest nieaktualny.

Wnioski: Jak przy umawianiu spotkań można zaoszczędzić nawet ponad 50% kosztów i zwiększyć efekty o ponad 100%

Przy bazie niskiej jakości lub przy bazie bez walidacji koszt rozmów jest znacznie wyższy.
Na takich bazach nie opłaca się pracować, nawet gdyby tego typu bazy były za darmo.
Niska jakość baz lub duża ilość dubletów powoduje zniechęcenie pracy Konsultantów telefonicznych.
A w konsekwencji, znaczne obniżenie ich efektów, a nawet rezygnacje z pracy.

Deduplikacja baz.
Deduplikacja jest to porównywanie dwóch lub większej ilości baz. Celem deduplikacji może być:

1. 1. Wykluczenie rekordów jednej bazy, które były zawarte w drugiej bazie, czyli tzw. odejmowanie zbiorów. lub
2. 2. Połączenie co najmniej dwóch baz, w taki sposób aby w połączonej bazie występowały jedynie unikalne rekordy, czyli aby w łącznej bazie nie było tzw. dubletów. Jest to tzw. dodawanie zbiorów.

Do deduplikacji potrzebny jest specjalista z dużym doświadczeniem oraz system, który wspiera ten bardzo ważny proces.

Przy korzystaniu z różnych baz bez deduplikacji, nie tylko tracimy efekty na ponownych rozmowach z osobami, z którymi Konsultant prowadził rozmowę w minionych miesiącach, tygodniach, a nawet na rozmowach, które mogliśmy wykonać na innej bazie w poprzednim dniu.

Jest to drugi obszar, w którym można ponieść niepotrzebne, duże koszty. Z naszych doświadczeń wynika, że firmy, które prowadzą intensywne działania telefoniczne bez deduplikacji mogą tracić od kilkunastu do kilkudziesięciu % kosztów pracy Konsultantów i kosztów bazy danych.  Dodatkową stratą jest utrata wizerunku. Nie ma nic gorszego dla firmy, jak Konsultant w słuchawce usłyszy informację typu: „W ostatnich dniach już ktoś dzwonił z Waszej firmy w tej samej sprawie”, „Ale my już jesteśmy Waszym klientem”, „Przecież już rozmawiam w tym temacie z Handlowcem Waszej firmy”, „Jak już informowaliśmy miesiąc temu zakończyliśmy współpracę z Waszą firmą”.

W związku z powyższym, należy pamiętać o tym, aby wykonywać deduplikację pomiędzy bazami zewnętrznymi, a także z bazą aktualnych i byłych klientów. Każdą rozmowę należy zaczynać uwzględniając rodzaj relacji jakie łączą firmę z klientem.

Jako ciekawostkę dodam, że – niekiedy klienci którzy rezygnują z usług, mogą być ponownie bardzo dobrymi klientami. Dla przykładu, przy usłudze dla Netia S.A. na projekcie anty churn i bardzo dobrej współpracy z przedstawicielami klienta, zwiększyliśmy efekty odzyskiwania klientów z 10% do 40%.

Forma i miejsce spotkania.

Obecnie coraz więcej firm komunikuje się z potencjalnymi klientami poprzez  rozmowy telefoniczne.

-Mimo iż inne formy komunikacji np.: mailingi oraz wysyłki SMS są tańsze, to jednak efekty z rozmów telefonicznych są wielokrotnie wyższe.

Na przykład dla branży fotowoltaicznej ważne jest, aby handlowcy intensyfikowali dzienną ilość spotkań. Przejazdy są czasochłonne i kosztowne. Dlatego niektóre firmy odbywają spotkania w formie webinarów, czyli video rozmów, a w ostateczności telekonferencji.

Optymalizacja czasu pracy handlowców jest bardzo ważna dla każdej firmy. Dlatego coraz więcej firm w swoim modelu pozyskiwania i obsługi Klientów korzysta z profesjonalnych systemów do prowadzenia #webinarium za pomocą technologii webcast.

Niektórzy Managerowie zastanawiają się jeszcze nad tym, czy jest to możliwe, aby zdalnie:  przeprowadzić rozmowę, przedstawić ofertę i zawrzeć Umowę. Potwierdzam, że jak najbardziej tak. Nasza firma korzysta już z tych rozwiązań od dłuższego czasu. Znamy również firmy z branży #fotowoltaika, które wyłącznie pracują w tym modelu. Warto zauważyć, że w tej branży szczególnie ważne są oględziny miejsca wykonania instalacji.
Naszym zdaniem najlepszym rozwiązaniem jest, aby to klient końcowy wybrał preferowaną przez siebie formę spotkania. Mamy tutaj trzy możliwości:

1. 1. Spotkanie w domu lub w firmie klienta.
2. 2. Spotkanie na webinarium w formie video rozmowy.
3. 3. Spotkania w formie telekonferencji

Jeden handlowiec może przeprowadzić w całym województwie 1 -2 spotkania/dzień w domu / siedzibie klienta. Jeśli dostarczymy mu więcej bazy danych lub bazy leadów na mniejszy teren, np. na określony powiat lub miasto, wówczas odbędzie takich spotkań 3 -4 /dzień. Oznacza to oszczędność kosztów około 50% i zwiększenie efektów o 100% do 300%.

W tym celu potrzebne są duże ilości zdeduplikowanych baz danych.
– Jeśli Handlowiec będzie odbywał spotkania na małym terenie, np. w powiecie lub w mieście i dodatkowo będzie łączył je z webinarium, wówczas odbędzie takich spotkań od 5 do nawet 8 /dzień.

W stosunku do pracy na całym województwie, będzie to oszczędność kosztów nawet o 60% – 80% i zwiększenie efektów o 250% do nawet 500%!

*F2F – Spotkania Handlowca bezpośrednio w siedzibie klienta na obszarze województwa
** web/F2F – Model mieszany obejmuje spotkania handlowca w siedzibie klienta lub zdalne w formie webinarium z klientami na obszarze powiatu.

Wnioski:
W modelu mieszanym i koncentracji pracy w mniejszym rejonie możliwy jest wzrost efektów o ponad 300%!

Podsumowując:
Optymalizując prace na małym terenie w systemie mieszanym lub zdalnym można zaoszczędzić kilkadziesiąt % na kosztach i czasie przejazdów. Jednocześnie efekty pracy każdego handlowca zwiększą się  nawet o kilkaset %! Dlatego, każdy nasz Klient któremu udzielamy licencji na bazy danych jako standardową usługę otrzymuje od nas: deduplikację i walidację każdej bazy.  Podobną deduplikację i walidację baz wykonujemy zawsze dla Klientów dla których generujemy leady sprzedażowe.

Kluczowy jest również bardzo duży potencjał baz. Jak przy umawianiu spotkań można zaoszczędzić nawet ponad 50% kosztów i zwiększyć efekty o ponad 100%?

Dlatego współpraca w takim modelu dla każdego CC i każdej firmy jest efektywna. Powyższe zasady pomagają zaoszczędzić nawet ponad 50% kosztów Konsultantów telefonicznych i zwiększyć o ponad 100% efekty.

A jakie są Wasze doświadczenia w tym zakresie? Jak przy umawianiu spotkań można zaoszczędzić nawet ponad 50% kosztów i zwiększyć efekty o ponad 100%?

Kolejny artykuł będzie dotyczył najlepszych systemów do webinariów w Polsce i na świecie.