Branża: Fundacje
Klient: Caritas Diecezji Warszawsko- Praskiej
Projekt: Pozyskiwanie środków finansowych na Projekty realizowane przez Caritas DWP.
Cel: Pozyskiwanie nowych darczyńców z baz zewnętrznych oraz zachęcanie obecnych i byłych darczyńców do stałych darowizn.
Zakres usług: Opracowanie strategii z użyciem zintegrowanych form komunikacji bezpośredniej z użyciem baz Caritas (aktualnych nieregularnych, byłych, potencjalnych darczyńców) oraz naszych baz osób indywidualnych a także przedsiębiorców (potencjalnych darczyńców). Projekt realizowaliśmy poprzez rozmowy telefoniczne, wysyłki e-mail, SMS, pocztowe oraz infolinię.
Przeprowadziliśmy kilka zintegrowanych działań w celu obserwacji efektów ilości pozyskanych darczyńców, średniej wartości darowizny oraz łącznej wartości darowizn w stosunku do inwestycji.

W tym między innymi podjęliśmy następujące działania:

• Newsletter Caritas + rozmowy telefoniczne
• Potencjalni Darczyńcy nasza baza zimna przedsiębiorców + rozmowy telefoniczne
• Potencjalni Darczyńcy nasza baza zimna osób indywidualnych + rozmowy telefoniczne
• Potencjalni Darczyńcy Leady pozyskane wcześniej przez nasz Zespół + rozmowy telefoniczne
• Darczyńcy Caritas (nieregularni)+ rozmowy telefoniczne
• Darczyńcy Caritas (nieregularni)+ rozmowy telefoniczne
• Wysyłka listowna + rozmowy telefoniczne
• Wysyłka e-mail + rozmowy telefoniczne
• Rozmowy telefoniczne + wysyłka e-mail
• Rozmowy telefoniczne + wysyłka listowna

Efekty: Projekt był realizowany w dniach: 19.03.2012 do 15.09.2012,
W celu wypracowania możliwie wysokich efektów zostały określone najważniejsze realizowane w tym okresie Akcje Caritas DWP.
A. Pomoc dzieciom

• a. Akcje wakacyjne,
• b. Program „Skrzydła”
• c. Ośrodki wychowawcze
• d. Świetlice dla dzieci

B. Pomoc osobom chorym

• a. Domowe hospicja
• b. Sprzęt rehabilitacyjny
• c. Warsztaty dla osób niepełnosprawnych intelektualnie

C. Pomoc osobom starszym

• a. Wsparcie Klubu Seniora
• b. Domy dziennego pobytu

D. Pomoc ośrodkom niosącym pomoc medyczną

Podczas telefonicznej rozmowy potencjalny darczyńca określał się czy wspiera Projekty charytatywne.
W przypadku pozytywnej odpowiedzi, miał do wyboru Projekt z którym osobiście najbardziej się identyfikował.
Łącznie w różnych konfiguracjach wykonaliśmy następujące ilości usług.
W poszczególnych miesiącach pozyskaliśmy następujące ilości darczyńców oraz darowizn – wpłat.

Potwierdziły się nasze oczekiwania. Średnia wartość darowizny uzyskiwanej od przedsiębiorców była ok. 2,5 razy większa od darowizn uzyskiwanych od osób indywidualnych. Wartość średniej darowizny od osób indywidualnych była ok. 15% wyższa od średniej rynkowej podobnych Projektów.
W rezultacie w tym Projekcie uzyskaliśmy średnią wartość jednej darowizny większą o ok. 50% od średniej wartości darowizny uzyskiwanej w innych Projektach w Polsce.

Warto mieś również na uwadze fakt, że zwykle większym wysiłkiem jest pozyskać darczyńcę, który jest właścicielem firmy.

Referencje: W tym Projekcie uzyskaliśmy BEP jeszcze przed 6 miesiącami współpracy!
Co przy innych Projektach jest wyjątkowo dobrym wynikiem. Na potwierdzenie tego stwierdzenia, cytuję wypowiedź Prezesa Zarządu i Dyrektora Generalnego Grupy ITI Wojciecha Kostrzewy, który wypowiedział się w mediach, że: „ … nie znam takiego Projektu, który w okresie krótszym niż 3 lata uzyskał Break Even Point” – BEP (próg rentowności obrazuje sytuację, w której przychody ze sprzedaży pokrywają koszty stałe i koszty zmienne przedsiębiorstwa.

Szczególne podziękowanie z zaangażowanie we współpracy w przygotowaniu Projektu należy się całemu Zarządowi Caritas DWP w osobach Ks. Dariusz Marczak – Dyrektor i Ks. Andrzej Kowalski – Zastępca Dyrektora.

W związku z tym, że najlepsze okresy do realizacji tego typu Projektów to okresy Świąt Bożego Narodzenia, a w drugiej kolejności Świąt Wielkiejnocy, a nasz Projekt realizowany był od połowy marca do połowy czerwca, czyli również przez wakacje (stosunkowo najgorszy okres) i trwał stosunkowo krótko. Projekt musieliśmy zatrzymać z powodów niezależnych od nas i naszego Klienta.
Kontynuacja Projektu w zakresie realizacji kolejnych etapów pracy na pozyskanych darczyńcach spowodowały by znaczny wzrost systematycznego wpływu z darowizn w stosunku do relatywnie niższych kosztów obsługi Projektu. Okres Świąt Bożego Narodzenia jest bardzo sprzyjający do pozyskiwania większej ilości darowizn o wyższej wartości.

Z pond 23 lat doświadczeń naszego Zespołu w realizacji Projektów w obszarze pozyskiwania, utrzymania i budowania wartości Klientów – Darczyńców wynikają następujące wnioski dla każdej firmy z każdej branży:

• 1. Projekt powinien być dobrze zaplanowany przez firmę zewnętrzną w ścisłej współpracy z Klientem.
• 2. Prace należy realizować na wszystkich rodzajach baz danych – Klienta i bazach zewnętrznych.
• 3. Działania muszą być zintegrowane, właściwie dostosowane do branży, Klienta i grupy docelowej.
• 4. Obecne kampanie powinny być zintegrowane z pozyskiwaniem leadów ze strony i Internetu.
• 5. Cykliczne Badanie satysfakcji Klientów / Darczyńców wpływa na lepsze relacje wyższe wyniki.
• 6. Podstawą sukcesu jest prawidłowo dobrany i zmotywowany Zespół z Kierownikiem Projektu.
• 7. Systematyczna praca, monitoring i analiz efektów przekłada się nie tylko na wzrost dynamiki przychodu, ale przede wszystkim na wzrost dynamiki rentowności firmy / fundacji.