Pozyskiwanie zgód do baz danych

26.04.2022

Pozyskanie zgód do bazy danych nowych klientów stanowi cel każdego przedsiębiorcy dążącego do wzrostu ekonomicznego. Jednym ze sposobów realizacji tego celu jest wykorzystanie specjalnych baz danych klientów indywidualnych czy osób prowadzących działalność. Przedsiębiorca może samodzielnie stworzyć bazę, zgromadziwszy uprzednio dane. Z uwagi jednak na to, że jej przygotowanie okazuje się w praktyce zadaniem trudnym i czasochłonnym. Firmy na rynku często decydują się na zakup gotowej bazy od innego podmiotu. Należy w tym kontekście pamiętać, że baza nie spełni swojej funkcji jako narzędzia pozyskiwania klientów.  Jeśli przedsiębiorca nie uzyska zgód na przetwarzanie danych od osób, których one dotyczą. Pozyskiwanie baz danych na potrzeby marketingu i zgód z nimi związanych zostało uregulowane w przepisach Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO). W artykule odpowiadamy na pytanie, jak powinien zostać przeprowadzony proces pozyskiwania zgód, aby mógł zostać uznany za zgodny z prawem.

Pozyskiwanie zgód do baz danych zgodnie z RODO – czym jest przetwarzanie danych?

Odpowiedzmy najpierw na pytanie, czym jest przetwarzanie danych. Zgodnie z przepisem art. 4. pkt 2. RODO za przetwarzanie uznaje się operacje wykonywane na danych, w szczególności ich zbieranie. Utrwalanie porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie. Pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie. Dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Definicja zawarta w rozporządzeniu RODO została sformułowana w taki sposób, aby jej zakres obejmował wszystkie możliwe działania związane z danymi. Dla przedsiębiorcy ma to duże znaczenie, ponieważ RODO ściśle określa przesłanki legalności przetwarzania. Aby móc w jakikolwiek sposób wykorzystać dane, dany podmiot powinien spełnić przynajmniej jedną z nich.

Zgoda na przetwarzanie danych w celach marketingowych – przesłanki legalności

Rozporządzenie RODO wyróżnia pięć przesłanek legalności przetwarzania:

• osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych;
• jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
• jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną.  Lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą;
• jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego;
• jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Poniżej zajmiemy się wyłącznie pierwszą z wyróżnionych przesłanek dotyczącą uzyskania przez przedsiębiorcę zgody. Warto jednak w odniesieniu do przesłanki piątej odnotować na marginesie, że za prawnie usprawiedliwiony cel administratora danych (przedsiębiorcy) może zostać uznany marketing bezpośredni (jego przejawem jest np. wysyłanie komunikatów marketingowych do adresatów za pomocą poczty tradycyjnej). W przypadku marketingu bezpośredniego dopuszczalne jest – przynajmniej w niektórych sytuacjach – przetwarzanie danych bez uzyskania zgody osób, których one dotyczą.

Zgoda na przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną.

W większości przypadków przedsiębiorca, którego zamiarem jest przetwarzanie danych, w tym przesyłania ofert drogą elektroniczną, powinien uzyskać zgodę osób, których te dane dotyczą. Zgoda ta powinna być konkretna, jednoznaczna, świadoma i dobrowolna. Tym samym zgoda osoby musi przybrać postać aktywnego wyrażenia woli (np. poprzez zaznaczenie odpowiedzi w checkboxie) – niedopuszczalne jest jej wymuszenie oraz ograniczenie aktywności tej osoby (np. poprzez zastosowanie automatycznych odpowiedzi).

Ponadto, jeśli przedsiębiorca zamierza udostępnić jakąkolwiek bazę danych, niezależnie czy jest to np. baza telefoniczna przedsiębiorców, czy elektroniczna baza klientów indywidualnych, powinien uwzględnić to zamierzenie w przygotowanych oświadczeniach zgody i wskazać listę podmiotów, którym dane zostaną udostępnione.

Pozyskanie zgód do bazy danych zgodnie z RODO – podsumowanie

Przetwarzanie danych obejmuje zróżnicowane działania przedsiębiorcy. Najczęściej, aby móc przetwarzać dane, podmiot powinien wystąpić o zgodę osoby, której te dane dotyczą. Zgoda musi zostać wyrażona w sposób świadomy i jednoznaczny. Należy pamiętać, że w przypadku zamiaru udostępniania bazy danych innym podmiotom przedsiębiorca powinien uwzględnić ów zamiar w przygotowanych oświadczeniach zgody.