CRM vs Excel: 12 powodów, by przejść z arkuszy kalkulacyjnych na CRM

29.01.2022

CRM vs Excel: 12 powodów, by przejść z arkuszy kalkulacyjnych na CRM. Podstawą organizacji pracy Twojego zespołu są arkusze kalkulacyjne i zastanawiasz się, czy to nie czas na zmiany? W poniższym wpisie przedstawiamy 11 powodów, które świadczą o tym, że zamiana arkuszy kalkulacyjnych na systemy CRM może pozwolić na lepszą organizację i optymalizację pracy, a przy tym wpłynąć na wydajność pracowników. Dodatkowo w tym artykule odpowiadamy na pytania takie jak:

• Czym jest customer relationship management?
• Dlaczego CRM jest lepszy niż arkusze kalkulacyjne?
• Kiedy należy przejść z arkuszy kalkulacyjnych do CRM?
• Jak przenieść dane z arkusza kalkulacyjnego do CRM

CRM vs Excel: 12 powodów, by przejść z arkuszy kalkulacyjnych na CRM

CRM (ang. Customer Relationship Management) to zbiór narzędzi, procedur i zadań, które umożliwiają efektywne zarządzanie kontaktami z klientami. Systemy CRM można określić mianem „pamięci firmy”, która pozostaje niezależna od pracowników czy klientów. Dane zgromadzone w CRM umożliwiają przeprowadzanie wszechstronnych analiz, które nierzadko stają się podstawą optymalizacji firmowych strategii.

Dlaczego CRM jest lepszy niż arkusze kalkulacyjne?

Większa możliwość personalizacji, archiwizacja danych i przede wszystkim optymalizacja czasu pracy – CRM to znacznie bardziej intuicyjne rozwiązanie niż praca z użyciem arkuszy kalkulacyjnych. Jeżeli poniższe zagadnienia brzmią znajomo, być może warto pomyśleć o zmianie organizacji pracy w Twojej firmie.

Gwałtowny wzrost zatrudnienia

Arkusze kalkulacyjne są z powodzeniem wykorzystywane przez małe firmy. To niskobudżetowy sposób, który pozwala na lepszą organizację obowiązków pracowników i jest jednocześnie wygodnym narzędziem dla osoby zarządzającej. Kiedy należy przejść z arkuszy kalkulacyjnych do CRM? Jeżeli Twoja firma notuje szybki rozwój, a do zespołu dołączają nowi pracownicy, warto pomyśleć o profesjonalnym systemie CRM.

Nieefektywne wykorzystanie czasu pracowników

Praca z wykorzystaniem arkuszy kalkulacyjnych to konieczność częstych aktualizacji, ręcznego wprowadzania danych i śledzenia informacji wpisywanych przez pozostałych pracowników. Przy większej liczbie osób zatrudnionych i powiększającej się bazie klientów aktualizacja dokumentów zajmuje coraz więcej czasu – czasu, który mógłby zostać przeznaczony na sprzedaż i przełożyć się na realny zysk dla firmy.

Brak systemu do przypisywania zadań

Zarządzanie zespołem bez profesjonalnych narzędzi bywa wyzwaniem, zwłaszcza w kontekście delegowania zadań. Wykonanie telefonu do pracownika, wyjaśnienie mu istoty zadania, czas poświęcony na notowanie formalnych wymagań związanych z zadaniem, późniejsza weryfikacja – wszystko to wydłuża proces, który można ograniczyć do jednego kliknięcia w systemie CRM i przypisania pracownika do konkretnego zadania.

Błędy w komunikacji

Dublowanie zadań, niedopowiedzenia wynikające z braku pisemnych ustaleń, nieaktualizowane przez kilka dni arkusze, zapomniane wątki – dobra komunikacja w zespole to podstawa. Bez systemu CRM dostosowanego do dynamiki pracy w danej firmie trudno o płynną komunikację.

Nieefektywny proces sprzedaży

Analiza wydajności pracowników polega nie tylko na weryfikacji liczby zdobytych klientów, ale także na kontroli poszczególnych składowych całego procesu. Jakie są najczęstsze wyzwania Twoich pracowników? Ile czasu zajmuje im zamknięcie transakcji? Jak długo przygotowują się do spotkania z klientami? Mierzenie tych wszystkich aspektów za pomocą arkuszy wymagałoby dużego nakładu ręcznej pracy, systemy CRM natomiast pozwalają na większą personalizację.

Zagubione arkusze

Brak dostępu do współdzielonego arkusza, wyłączony tryb śledzenia zmian, przypadkowe usunięcie pliku czy znajdujących się w nim danych bez możliwości odzyskania – to zaledwie kilka z losowych sytuacji, które mogą w znacznym stopniu wpłynąć na jakość codziennie wykonywanej pracy. Praca na arkuszach to także mniejsze bezpieczeństwo danych i większe ryzyko, że poufne informacje wpadną w niepowołane ręce.

Brak możliwości analizy leadów

Analiza leadów może przyczynić się znacznej optymalizacji pracy firmy. Większa świadomość profilu Twoich klientów w połączeniu z analizą technik sprzedaży pracowników to dane, które są kluczowe przy planowaniu działań i określaniu KPI.

Jak przenieść dane z arkusza kalkulacyjnego do CRM?

Większość systemów CRM umożliwia bezpośredni import danych z arkuszy kalkulacyjnych. Warto jednak zacząć od weryfikacji poprawności i wartości danych, które znajdują się w arkuszu. Jeżeli są już nieaktualne i nie będą wykorzystywane w dalszych działaniach firmowych, można je usunąć.

Raporty

Najważniejsza przewaga konkurencyjna CRM nad Excelem są raporty i raportowanie. Jak wiadomo raportowanie, jest najważniejszym etapem każdego projektu, badania i procesu. Na podstawie wyników każda uprawniona osoba ma dostęp do swojego obszaru danych. Zwykle może tworzyć indywidualne raporty ze swojego zakresu działań. Wówczas potrzeba mniej czasu na generowanie raportów, niż umożliwia to Excel. Dlatego przy wyborze CRM należy w pierwszej kolejności zwracać uwagę, jakie są zaszyte w gotowym CRM raporty. Warto również zapytać dostawcę, w jakim czasie i w jakiej cenie przygotuje indywidualne raporty, jeśli nie będzie ich w systemie.

Mamy nadzieję, że po lekturze tego wpisu wiesz już, które rozwiązanie będzie najlepsze dla Twojej firmy.