Pracujesz dla średniej wielkości firmy. Żeby oszczędzić swój cenny czas, zdecydowaliście się na zakup bazy danych. Na jakie trzy elementy powinniście zwrócić szczególną uwagę ?

Pierwsze, co powinno przyjść nam do głowy – legalność baz. Tworząc bazę, podlegamy ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych z 1994 oraz, przede wszystkim, ustawie o ochronie baz danych z 2001 roku, jak i Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (GIODO). Ważne jest, aby dane, które posiadamy, były odpowiednio zabezpieczone. Badania przeprowadzone przez PricewaterhouseCoopers (PwC) stwierdzają, że z właściwym zarządzaniem informacją problem mają europejskie przedsiębiorstwa głównie średniej wielkości. Niewłaściwie zarządzanie bazą może skutkować jej kradzieżą, a w dalszej perspektywie – nawet bankructwem firmy. Tomasz Bejm, reprezentujący wyniki badań podczas konferencji prasowej PAP w 2014, dodał, że po ataku na Word Trade Center aż 60% przedsiębiorstw przestało istnieć ze względu na niemożliwość odzyskania danych operacyjnych. W związku z ochroną danych, Bejm podaje trzy najważniejsze informacje służące ograniczeniu ryzyka ich utraty: zbudowanie świadomości (wśród pracowników we wszelkich szczeblach), podnoszenie poziomu wiedzy i monitorowanie zasad i procedur.

Ważna informacja – wiele firm, chyba nieświadomie, korzysta bezpłatnie z baz do celów marketingowych, które pochodzą z oficjalnie udostępnionych katalogów, książek telefonicznych lub innych tego typu zbiorów. Czy wiesz, że takie praktyki są nielegalne? Bazy te chroni prawo autorskie i nie można ich wykorzystywać do celów marketingowych. Książki telefoniczne, adresowe, katalogi  itp. stanowią bazy danych w rozumieniu ustawy z dnia 27 lipca 2001r. o ochronie baz danych („u.o.b.d.”). Zgodnie z art. 6 u.o.b.d. producentowi bazy danych przysługuje wyłączne i zbywalne prawo pobierania danych i wtórnego ich wykorzystywania w całości lub w istotnej części, co do jakości lub ilości.

Drugim  elementem, który zdecydowana większość klientów bierze pod uwagę, jest aktualność baz. Ale czy to jest najważniejszy parametr? Oszem, jest ważny, ale nie najważniejszy. Dlaczego? Odpowiedź jest prosta. Najważniejsze do oceny przydatności bazy na potrzeby firmy jest jej efektywność. Czy lepsza jest baza o aktualności 95 %, która zostanie wysłana do 100 000 kont z efektem np.0,1 % klików, czy może lepiej o aktualności 75 %, ale na przykład 1% klikalnością? Zakładając dalej podobną konwersję ilości pozyskanych klientów/klików na poziomie dziesięć razy wyższym, 10%, otrzymamy: przy bazie bardziej aktualnej 10 Klientów, zaś przy bazie mniej aktualnej, ale z większą efektywnością aż 100 klientów, czyli może to być nawet 10 razy więcej!

Warto dodać, że w komunikacji drogą telefoniczną aktualność bazy ma jeszcze mniejsze znaczenie. Obecnie wiele firm CC posiada systemy do automatycznego wyboru numerów. Inne firmy, które takich systemów nie posiadają, też mogą sobie łatwo poradzić, ponieważ rozmowa z nieaktualnym rekordem jest bardzo krótka i trwa ok. 30 sekund lub nawet krócej, ponieważ nie można połączyć się z takim numerem.
Ważne jest, aby pozostałe rekordy w bazie dały oczekiwane efekty. Dlatego nie skupiajmy się na nieaktualnych adresach, tylko na osiąganych efektach.

Czy trzecim, ważnym kryterium oceny bazy jest cena?
To kryterium również ma dużo mniejsze znaczenie. Jak wiemy z doświadczenia, ceny baz na rynku różnią się między sobą o kilkanaście do kilkadziesiąt procent. A efekty w zależności od rodzaju bazy różnią się od kilkunastu do nawet kilkuset procent (a więc: kilkukrotnie)! Jak łatwo obliczyć, często bazy zakupione taniej, nawet o 50 % , przy efektach co najmniej 2 razy niższych jest niewłaściwą decyzją biznesową.
Wniosek: kluczowym miernikiem przydatności bazy nie jest ani jej aktualność, ani też cena, ale uzyskane efekty.

Dlaczego efekty z poszczególnych baz tak bardzo różnią się między sobą?
Dlaczego ceny pomiędzy różnymi bazami znacznie się różnią od siebie?
Z czego wynika?
Temat ten poruszymy za tydzień.