Załóżmy przez chwilę, że jesteś właścicielem małej firmy zajmującej się szkoleniami z zakresu IT. Wkrótce odbędzie się 3-dniowe szkolenie na dużą skalę, podczas którego zaproszeni zostaną cenieni zagraniczni i polscy fachowcy w swojej branży. Jak dotrzeć do potencjalnych odbiorów, którzy mogliby być zainteresowani udziałem? 

Możesz, oczywiście, wydać polecenie sekretarce, by ta stworzyła bazę danych – a wiadomo, że bardziej przyda nam się baza, która nie zawiera tylko imienia, nazwiska i adresu e-mail. Sekretarka jeszcze nigdy nie robiła baz na tak wielką skalę; nie zna sposób wyszukiwania i praw z tym związanych. Po kilkunastu, albo nawet i –dziesięciu godzinach, udaje jej się stworzyć bazę na satysfakcjonującą Cię liczbę rekordów. Teraz należy wysłać mailing; zlecasz to informatykowi, który z mailingiem nie ma nic wspólnego – dotychczas zajmował się tylko stworzeniem Twojej strony internetowej. Cenną informacją byłoby także badanie satysfakcji ze spotkania i podtrzymywanie kontaktu z uczestnikami, a więc naszymi przyszłymi, potencjalnymi Klientami. Jak stworzyć dobre badanie, od czego zacząć – jak przełożyć to później na sprzedaż?

Przyznasz chyba rację, że w tej sytuacji warto komuś po prostu to zlecić. Jeśli wykupimy bazę danych, dostaniemy nieporównywalnie większą liczbę rekordów, z danymi, które mogą nam się przydać nie tylko na to jedno szkolenie, ale i na następne – z taką jakością bazy danych, na jaką pozwolić sobie może tylko firma działająca wiele lat na rynku. W tym czasie nasza sekretarka może zająć się pilniejszymi sprawami dotyczącymi organizacji tak dużego przedsięwzięcia – pomoże jej w tym informatyk, czuwając nad stroną internetową, zamiast trwonić czas na naukę mailingu. Próbę stworzenia badań jakości, a co za tym idzie: także popełnianie błędów początkującego, możemy zamienić na zlecenie tej usługi firmie zewnętrznej; „odzyskany” czas poświęcimy na dobre przygotowanie się do zaplanowanych spotkań z Klientami.

Outsourcing można wykorzystać na wielu płaszczyznach. Jak podaje raport Deloitte „2012 Global Outsourcing and Insourcing Survey Executive”, aż 76% badanych firm używa outsourcingu z zakresu IT. Kolejne miejsca są stosunkowo wyrównane – działania operacyjne (42%), prawo (40%), księgowość (37%) czy HR (30%). Łatwo można zauważyć, że są to dziedziny, w których potrzebujemy ludzi z konkretną wiedzą (prawną, finansową) lub ludzi z zewnątrz, którzy mogliby nadać naszej firmie świeżości (HR, zarządzanie). Nie powinno dziwić IT na miejscu pierwszym – jeśli nasza branża nie jest w żaden sposób związana z szeroko rozumianymi komputerami, na pewno mamy jakiegoś informatyka w firmie. Nie znaczy to jednak, że nasz informatyk jest człowiekiem renesansu i oprócz administrowania portalem, potrafi stworzyć mailing i zaprogramować aplikację na telefon. Zlecenie, przykładowo, obsługi infrastruktury komputerowej, może nieść ze sobą duże korzyści finansowe. Jak wylicza Albert Smektalski z Akademii Lepszego Biznesu BBC, firma Scanclimber w ten sposób w perspektywie rocznej oszczędziła 300tys. złotych, zaś wciągu pięciu lat uda jej się zaoszczędzić niemal pół miliona złotych – między innymi na ograniczeniu wydatków związanymi z wynagrodzeniami, pakietami szkoleń czy sprzętem służbowym dla stale zatrudnionego grona.

Istnieje jednak ścisła zależność pomiędzy branżami, które opierają się na outsourcingu, a motywami, które skłaniają firmę do podjęcia tej formy działalności.
Według Harvard Business Review, prestiżowego magazynu dotyczącego zarządzania, największą korzyścią jest koncentracja na podstawowej działalności (30%), jak i obniżenie kosztów (26%). Nieco dalej plasuje się usprawnienie procesów (17%), zmiana sposobu funkcjonowania przedsiębiorstwa (14%) i promowanie kultury organizacyjnej ukierunkowanej na doskonalenie (13%). Największym problemem w biznesie jest docenienie zysków, na które musimy trochę poczekać. Wróćmy do naszego przykładu – prowadząc małą firmę, jesteś w stanie nauczyć się i stworzyć prostą stronę, i poprowadzić swoją księgowość. Pytanie brzmi, czy faktycznie warto poświęcać swój czas na taką działalność? Oszczędzimy pieniądze, nie zlecając tego „na zewnątrz”. Ale czy w tym czasie nie bylibyśmy w stanie udoskonalać naszych produktów i zdobywać nowych klientów, co przy dłuższej perspektywie przyniosłoby nam niewyobrażalnie większe zyski?

Intrygującym faktem we wspomnianym raporcie Deloitte jest stosunkowo niski procent firm korzystających z outsourcingu w zakresie sprzedaży i marketingu (11%). Każda większa firma ma swój dział marketingu i zespół, który nad nim pracuje. Jeśli jednak ten zespół stworzy doskonałą strategię, w której któreś elementy łatwo mogliby zlecić na zewnątrz, jak wielkie korzyści w skali globalnej z tego odnieśliby? Nad odpowiedzią zastanawia się coraz więcej firm – w badaniu czytamy także, że dwukrotnie więcej jest firm, które zastanawiają się nad dołączeniem do swojego marketingu kogoś z zewnątrz (24%).
Korzyści z outsourcingu doceniane są na polskim gruncie w skali światowej. Jak już pisaliśmy poprzednio, w raporcie Tholons “2013 Top 100 Outsourcing Destinations” Kraków, w porównaniu z rokiem poprzednim, skoczył o jedno miejsce wyżej, plasując się na 10. pozycji, zaś Warszawa wzniosła się o dwa oczka w górę, zajmując miejsce 36. Dobrze wróży to prognozom na przyszłość. Jak zauważa „Harvard Business Review”, outsourcing to „jedno z najważniejszych praktyk w zarządzaniu ostatnich 75 lat”; warto zastanowić się, dlaczego nie powinniśmy tego ignorować.