Dlaczego KPI jest istotne?

21.07.2016

KPI (ang. Key Performance Indicators), czyli kluczowe wskaźniki efektywności, są kluczem do analizy działaniach w firmie. Wskaźniki mogą mieć zarówno finansowy, jak i niefinansowy charakter, wszystko zależy od tego, czego dotyczą. Dlaczego w ogóle warto zdecydować się na wprowadzenie KPI?

1. Ukierunkujesz zasoby na najistotniejsze działania

Jeśli przyjęliśmy dobre wskaźniki, bardzo łatwo dostrzeżemy zarówno luki w swoich działaniach, jak i miejsca, w których zasoby wykorzystywane są maksymalnie efektywnie. Jeśli jakiś wskaźnik jest niski, nie oznacza to, że trzeba z danego elementu zrezygnować – ale że trzeba zmienić działania lub strategię. Może nie było tam wystarczających zasobów, przyjęliśmy nieadekwatny KPI, a może błąd leży jeszcze głębiej, w zarządzaniu, organizacji czy zamyśle?
Określone wartości KPI warto porównywać z podobnymi KPI w innych firmach w branży.
Być może takie informacje posiada jakiś pracownik w naszej firmie, czasami są one dostępne w Internecie lub też może uda się pozyskać określone wartości KPI w dobrej firmie outsourcingowej.

KPI daje nam wyniki czarno na białym, a jeśli tylko rozsądnie będziemy potrafili dane przeanalizować, będziemy też w stanie jak najlepiej wykorzystać własne zasoby.

2. Ustalisz lepsze priorytety zadań

Prowadząc biznes, posiadasz pewną biznesową intuicję – ale jako mądry człowiek biznesu wiesz także, że czasem może być ona myląca, a własne opinie warto potwierdzić twardymi danymi. Wskaźniki KPI pokażą Ci, które działania są najistotniejsze, najefektywniejsze, przynoszące najwięcej korzyści, dzięki czemu łatwiej Ci będzie ustalić priorytety wśród zadań. Czasem priorytetem może być działanie z niskim wskaźnikiem KPI – jeśli ma to uzasadnienie w strategii, np. dotychczas był on niski ze względu na niewystarczające zasoby, ale zmienimy to, zadanie ma wyższy priorytet, bo od niego zależą 3 kolejne. Dlatego tak ważne jest prawidłowe określenie wartości KPI, a następnie prowadzenie benchmarku w branży.

3. Usprawnisz komunikację w firmie

Masz jasny sposób mierzenia efektywności, klarowne kryteria każdego ze wskaźnika – dzięki temu o wiele łatwiej przekazywać sobie konkretne informacje, a z raportów wyciągać konkretne wnioski. Oczywiście, czasem zdarza się, że wysokość wskaźnika powinna być uzupełniona dodatkowym komunikatem – musimy pamiętać, że to tylko liczba, która nie uwzględnia kontekstów – ale operowanie KPI ułatwia wymianę informacji.

4. Zaczniesz podejmować szybkie decyzje

Natychmiastowy dostęp do danych powoduje też dowolną ich analizę, także jeśli chcemy porównać KPI obecny z tym z zeszłego roku, w tym samym okresie. Czy wskaźnik spadał, był stabilny czy wzrastał? Jakie są jego prognozy na przyszłość? Takie zestawienie pozwala na szybkie podejmowanie decyzji na podstawie konkretnych informacji, często ze sobą połączonych i od siebie zależnych.

5. Otrzymasz informację zwrotną

KPI to „drogowskazy biznesu”, które pozwalają nam na błyskawiczną odpowiedź zwrotną. Wiemy, jak nasze działania wpływają na realizację naszych celów. Obecnie wiele przedsiębiorców wpada w pułapkę tego, że wie już wszystko i nie musi zdobywać wiedzy (a sam może uczyć), nie musi czytać (bo sam może pisać), nie musi chodzić na spotkania i nie musi rozmawiać. Na pewno powszechny dostęp do Internetu przyczynił się do tego myślenia, ale warto zwrócić uwagę, że właśnie takie treści wprowadzają dodatkowe rozważania i mogą doprowadzić do zupełnie nowych i szalenie efektywnych dla naszego przedsiębiorstwa działań. Dzięki KPI otrzymujemy dużo wiedzy i dużo danych, ale warto pamiętać, że to zaledwie pierwszy krok – drugim krokiem jest analiza tych danych i wyciągnięcie odpowiednich wniosków.